Chiffre d’affaires encaissé ou facturé : que déclarer ?

Une question revient souvent en micro-entreprise : faut-il déclarer une facture dès qu’elle est envoyée, ou seulement quand le client a payé ?

La réponse est simple : en micro-entreprise, vous déclarez le chiffre d’affaires encaissé. Autrement dit, vous déclarez les sommes réellement reçues, pas les factures simplement émises.

Cette distinction est essentielle. Elle évite de payer des cotisations sur une facture que le client n’a pas encore réglée.

La réponse courte

Vous devez déclarer les sommes encaissées pendant la période concernée.

Une facture envoyée mais non payée ne se déclare pas encore.
Une facture payée se déclare sur la période où l’argent est reçu.
Une facture payée en plusieurs fois se suit paiement par paiement.
Si vous êtes redevable de la TVA, il faut distinguer le montant hors taxes et le montant toutes taxes comprises.

Le bon réflexe est donc de suivre les paiements reçus, pas seulement les factures envoyées.

Pourquoi cette confusion est fréquente

Quand on débute, on peut facilement confondre trois moments différents : le moment où le travail est terminé, le moment où la facture est envoyée et le moment où le client paie.

Pour votre suivi, ces trois dates sont utiles. Mais pour la déclaration Urssaf et le suivi fiscal, la date importante est celle de l’encaissement.

C’est pour cette raison qu’un simple dossier de factures ne suffit pas toujours. Il faut aussi savoir quelles factures ont réellement été payées.

Chiffre d’affaires facturé et chiffre d’affaires encaissé

Le chiffre d’affaires facturé correspond aux factures que vous avez envoyées à vos clients. Il indique ce que vos clients vous doivent.

Le chiffre d’affaires encaissé correspond aux sommes que vous avez effectivement reçues sur votre compte, ou en espèces si ce mode de paiement est utilisé.

Une facture envoyée mais non payée n’est donc pas encore du chiffre d’affaires à déclarer.

Que faut-il déclarer à l’Urssaf ?

Vous devez déclarer le chiffre d’affaires encaissé sur la période concernée.

Si vous déclarez chaque mois, vous prenez les sommes reçues pendant le mois. Si vous déclarez chaque trimestre, vous prenez les sommes reçues pendant le trimestre.

La déclaration doit être faite même lorsque le chiffre d’affaires est nul. Dans ce cas, vous indiquez 0.

Pour replacer ce sujet dans l’ensemble du suivi, consultez aussi notre guide sur le suivi du chiffre d’affaires en micro-entreprise.

Et si la facture est payée en retard ?

Une facture payée en retard se déclare au moment où vous recevez l’argent.

Par exemple, si vous envoyez une facture en août et que le client paie en septembre, le montant doit être intégré à la période de septembre, ou au trimestre qui contient septembre si vous déclarez tous les trois mois.

La date de facture reste utile pour votre suivi commercial. Mais elle ne remplace pas la date de paiement.

Et si le client paie en plusieurs fois ?

Si un client paie une facture en plusieurs fois, vous devez suivre chaque encaissement séparément.

Par exemple, une facture de 1 200 € payée en deux fois peut donner lieu à deux encaissements de 600 €. Chaque paiement est rattaché à la période où il est reçu.

Cette situation montre l’intérêt d’avoir un tableau de suivi avec une colonne “date d’encaissement”.

Exemple concret

Vous envoyez une facture de 600 € le 28 août. Le client vous paie le 5 septembre.

Même si la facture date du mois d’août, l’argent est reçu en septembre. Vous devez donc intégrer ces 600 € dans votre chiffre d’affaires de septembre, ou dans le trimestre qui contient septembre si vous avez choisi la déclaration trimestrielle.

Si vous hésitez entre les deux rythmes, l’article déclaration mensuelle ou trimestrielle en micro-entreprise vous aide à choisir une organisation adaptée.

Que faire en cas de facture impayée ?

Une facture impayée ne doit pas être déclarée tant qu’elle n’est pas réglée. Elle reste importante pour votre suivi commercial, mais elle ne correspond pas encore à une somme encaissée.

En revanche, il ne faut pas l’oublier. Vous devez suivre les relances, conserver les échanges avec le client et garder une trace claire de la situation.

Pour approfondir ce point, vous pouvez lire le guide sur la facture impayée en micro-entreprise.

Attention à la TVA

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vos factures sont généralement sans TVA. Le montant encaissé correspond alors au montant facturé.

Si vous êtes devenu redevable de la TVA, il faut bien distinguer le montant hors taxes, la TVA et le montant toutes taxes comprises. Le chiffre d’affaires à suivre pour vos seuils et déclarations n’est pas la même chose que la trésorerie totale reçue sur le compte.

Pour comprendre ce point, commencez par le hub TVA en micro-entreprise.

Les erreurs fréquentes

Déclarer une facture dès son émission, alors qu’elle n’a pas encore été payée.
Oublier une facture encaissée en fin de mois.
Mélanger les montants hors taxes et toutes taxes comprises.
Ne pas déclarer lorsque le chiffre d’affaires est à zéro.
Ne pas suivre les paiements partiels.
Confondre suivi commercial et déclaration administrative.

Conseils pratiques pour éviter les erreurs

Le plus simple est de tenir un suivi avec au moins quatre informations : la date de facture, le client, le montant et la date d’encaissement.

Vous pouvez aussi ajouter une colonne “déclaré” pour vérifier que chaque paiement reçu a bien été intégré dans la bonne période.

Vérifiez vos encaissements avant chaque déclaration.
Ne vous fiez pas seulement aux factures émises.
Classez les factures impayées à part.
Gardez une trace des paiements partiels.
Utilisez un modèle de suivi si vous n’avez pas encore d’outil.

Sources officielles

Les sources officielles rappellent que le micro-entrepreneur déclare les recettes encaissées, et non les factures simplement émises.

Ce qu’il faut retenir

En micro-entreprise, vous déclarez le chiffre d’affaires encaissé. Une facture envoyée mais non payée ne se déclare pas encore.

Pour éviter les erreurs, suivez vos paiements reçus, gardez vos factures classées et vérifiez la période avant chaque déclaration.